Büro-EckDas kleine Büro gut organisieren
Ob Handwerksbetrieb, Praxis, Laden oder Homeoffice: Ein kleines Büro funktioniert dann gut, wenn Arbeitsplatz, Ablage und Material zueinander passen. Hier sind die Punkte, die sich im Alltag immer wieder bewährt haben.
Arbeitsplatz einrichten
Der Bildschirm steht etwa eine Armlänge entfernt, die Oberkante leicht unter Augenhöhe. Ein höhenverstellbarer Stuhl und genug Beinfreiheit sind wichtiger als ein großer Schreibtisch. Tageslicht seitlich zum Bildschirm vermeidet Blendung.
Ablage und Archiv
Ein einfaches System reicht: Eingang, in Bearbeitung, erledigt. Geschäftsunterlagen wie Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die je nach Art bis zu zehn Jahre betragen. Beschriftete Ordner mit Jahresrücken sparen später lange Suchen.
Büromaterial planen
Eine kurze Liste der Verbrauchsartikel, also Papier, Toner, Umschläge und Stifte, mit einem Mindestbestand verhindert leere Schubladen am falschen Tag. Größere Mengen lohnen sich nur bei Artikeln, die nicht altern.
Drucker und Papier
Für wenige Seiten im Monat ist ein Tintendrucker günstig in der Anschaffung, für regelmäßige Ausdrucke rechnet sich meist ein Laserdrucker. Recyclingpapier mit Umweltzeichen ist heute für fast alle Geräte geeignet.
Ordnung im Alltag
- Am Ende des Tages fünf Minuten für den Schreibtisch einplanen.
- Einmal im Monat Ablage und Posteingang leeren.
- Einmal im Jahr alte Unterlagen nach Fristen prüfen und datenschutzgerecht vernichten.